「毎日のメール対応が大変…」 「資料作成に時間がかかって残業が減らない…」
そんな悩みを抱えていませんか？
実は今、ChatGPTをはじめとするAIツールを活用することで、メールや資料作成の効率が大幅にアップしています。
この記事では、AIを仕事に取り入れる具体的なアイデアと活用例を初心者向けにわかりやすく解説します。
👉こちらの記事もおすすめ「キャリアに迷ったらAIに質問してみて！おすすめの聞き方テンプレ5選」
1. AIでメール作成を時短＆効率化
📧 メール文例の自動作成
AIに「謝罪メールの文例を作って」と頼めば、敬語も正しい例文をすぐ出してくれます。AIで作成した文例を元にして自分で修正するとより自然になります。
▶ 例： 「クレーム対応のお詫びメールを丁寧に書いてください」
📩 定型文のテンプレート化
よく使う文面は、AIに覚えさせておけば何度でも使い回しOK。また、よく使う文面はテンプレートとしてメモしておくのも良いでしょう。
▶ 例： 「会議日程調整のメール文を作成してください」
2. 資料作成をAIに手伝ってもらうには？
📊 プレゼン資料の構成づくり
「営業提案書の構成を5項目で考えて」とAIに聞けば、要点を整理して提案してくれます。AIが答えてくれた要点を元にできるので、資料作成の効率化UPになります。
📄 説明文の要約・言い換え
長い文章を簡潔にする、専門用語をわかりやすく書き直すのも得意。専門用語をわかりやすくしたり、長い文章を簡潔にすることで、読みやすい資料が出来上がるでしょう。
▶ 例： 「この説明文を小学生にもわかるように書き換えて」
📈 グラフや表の説明文もAIに
「この表の内容を1分で伝えるプレゼン文にしてください」と依頼すれば、説明の下書きもすぐ完成！
3. AIを使うときの注意点
- 内容を鵜呑みにしない：最終的なチェックは必ず自分で！
- 社外秘情報は入力しない：個人情報や機密は避けましょう
- 社内ルールと照らし合わせて活用：マニュアルや表現のガイドラインも確認を
4. こんな業務にも活用できる！
- 社内掲示文や周知メールの下書き
- 報告書や議事録の要点整理
- お礼・お詫び・案内メールの下書き
- ビジネス文書のトーン調整（やわらかめ／丁寧／カジュアル など）
5. AIを味方に！活用ステップ
- まずは「業務の中で面倒に感じていること」を洗い出す
- AIに質問してみる（例：「議事録のテンプレートを作って」）
- 返ってきた回答をアレンジして実務に活用
- 使うたびにAIが学習して、やりとりがスムーズに
👉おすすめの記事「キャリアに迷ったらAIに質問してみて！おすすめの聞き方テンプレ5選」
まとめ：AIで“働き方”をラクに、賢く変えていこう
AIは、面倒な業務を一緒にやってくれる「時短アシスタント」
メールや資料作成に活用することで、
- 作業時間の短縮
- 表現の質の向上
- ミスの防止
など、働き方がより快適になります。
まずは1つ、「このメール文つくって」と話しかけてみてください☺️ AIと一緒に、仕事の効率化を始めてみましょう！
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